La Gestión de Créditos, Cobros y Morosos

Amado Lorenzo
Presidente - Club de Tesoreros de España

En una empresa moderna la gestión de créditos debe aportar:

->Política de créditos que soporte el aumento de ventas.
->Capacidad de análisis de clientes y distribuidores.
->Organización administrativa y gestión financiera de alto nivel.
->Gestión profesional de impagadosLa gestión de créditos, cobros y morosos

Uno de los problemas que han venido afectando las distintas actividades empresariales como resultado de la crisis económica que padecemos es la falta de una buena política de créditos que
permita a las empresas conocer el riesgo que asumen en cada momento en las venta aplazadas a cada uno de sus clientes y una organización dinámica que se actualice cada día con los medios financieros y de gestión más modernos que ofrece el mercado.

Organización de la gestión de créditos

El objetivo principal de un departamento de Créditos y Cobros es de soporte y control a la actividad comercial y de diversificación de la gestión de la empresa. Mediante la acción de soporte se intentar obtener un aumento de las ventas, la participación de mercado y un beneficio mayor y más sano. Las acciones de control deben obtener una reducción de las perdidas por morosidad y/o insolvencia y un menor coste financiero de la acción de cobros y financiación.
Las acciones de diversificación de la actividad principal de la empresa pueden incluir la creación de financieras de la empresa como una actividad independiente.

Nuevas técnicas de gestión de créditos (state of the art techniques)

El Gerente de Créditos debe aportar a la gestión de la empresa los siguientes servicios:

-> Establecimiento de una política de créditos que permita obtener los objetivos fijados de
ventas, participación de mercado y beneficios.
-> Capacidad de análisis de las ventas por cada distribuidor o grupo de clientes que permita
establecer la eficacia de la red de ventas desde el punto de la capacidad financiera.
-> Organización administrativa integrada en el sistema de gestión de la empresa, gestión
financiera de alto nivel, igual o superior a las empresas de la competencia y una gestión
profesional de impagados, morosos y pérdidas en cuentas incobrables

Sistemas integrados de facturación y cobro. Reducir el ciclo de cobros mediante sistemas EDI para la transmisión de facturas y medios de cobro.

Simulación interactiva de medios de cobros para seleccionar cada día los más económicos y eficientes. Las instituciones financieras establecen constantemente nuevos medios de pagos para sus clientes, por lo que es necesario recalcular día-a-día las alternativas de cobro y en algunos casos es conveniente compartir con los clientes los beneficios de los nuevos medios de cobro para obtener un mayor grado de colaboración en su implantación.

Identificación interactiva de impagados, renovaciones y riesgos de pérdidas por insolvencia. Las comunicaciones automáticas con los bancos y la generación de apuntes de Tesorería y Contabilidad permite reducir en días y/o semanas el conocimiento e identificación de un impagado.

El acceso interactivo ( vía Modem ) a bases de datos especializadas nos permite conocer las empresas con riesgos de insolvencia, con el tiempo suficiente para reducir el riesgo.

Utilización de herramientas externas de análisis de crédito, establecimiento de limites y potencial de compra de nuestros clientes. La contratación de servicios externos de análisis de crédito y establecimiento de limites de crédito se puede realizar, aunque como un elemento adicional de decisión y exclusivamente en empresas que son auditadas.

La comparación del potencial de compras de nuestros clientes con nuestras ventas a ellos se puede ya realizar por medio de bases de datos externas, lo que significa un elemento adicional muy importante de análisis.

Extractos de cuentas con un alto grado de análisis y en algunos casos comunicación vía Edi.
-> Extractos que destacan las partidas vivas, analizadas por vencimiento y medio de pagos.
-> Estadísticas de ventas (compras para los clientes, periodificadas) con o sin recordatorios
automáticos de pedidos pendientes de enviar.
-> Envíos de extractos de cuentas vía EDI, o desde centros de envíos m s económicos (en
algunos casos desde otras ciudades europeas con tarifas postales más económicas).
-> Utilización de los envíos de extractos de cuentas con fines publicitarios para la venta de
productos propios o adicionales (los bancos envían con los extractos publicidad de venta de
otros productos).

Control de la financiación de los inventarios de distribuidores y fabricantes para evitar una financiación de operaciones ajenas a nuestro negocio (Dealer Dissipated).

El análisis del ciclo de cobro ( en días ) de los distribuidores de nuestros productos ( o los fabricantes que los incorporan como partes de sus productos ) con nuestros propios plazos de cobro a ellos es un elemento de negociación "de nuestras condiciones, especialmente cuando exista un riesgo de insolvencia, para pedir garantías de cobro.

Técnicas de auto-facturación. La utilización de técnicas de auto-facturación por un grupo de clientes ( en aumento ) exige un grado de comunicación de dos vías para controlar los saldos adeudados por cada cliente y su correspondiente conciliación.

Técnicas de compra tipo "joint venture". La popularidad de algunas técnicas de colaboración entre fabricante e industria auxiliar (casos de GM y VW entre otros) crea nuevas relaciones con estos clientes en que las condiciones de pago son negociadas tomando en cuenta el ciclo total del producto y el pago de la inversión en los medios de producción, lo cual requiere de un alto nivel de conocimientos financieros.